파일 시스템이 지닌 모든 문제의 근본적인 원인은 데이터 중복성과 데이터 종속성으로 요약할 수 있다. 이 문제를 해결하는 1차 방안은 데이터를 통합하여 저장하는 것이다. 하지만 통합 저장된 데이터를 관리하고 모든 응용 프로그램이 공통으로 요구하는 데이터에 대한 기본 처리를 담당하면서 동시 공유, 보안, 회복 등의 복잡한 기능을 제공해주는 새로운 무엇이 여전히 필요하다. 그 대안으로 제시된 것이 바로 DB 관리 시스템이다.
DB 관리 시스템(DBMS : DataBase Management System)은 파일 시스템의 데이터 중복과 데이터 종속 문제를 해결하기 위해 제시된 소프트웨어다. DB 관리 시스템은 조직에 필요한 데이터를 데이터베이스에 통합하여 저장하고 이에 대한 관리를 집중적으로 담당한다. DB 관리 시스템은 응용 프로그램을 대신하여 DB에 들어 있는 데이터를 삽입, 삭제, 수정, 검색하고, 모든 응용 프로그램이 DB를 공유할 수 있게 한다.
여러 곳에 퍼져 있던 데이터는 DB에 통합되어 저장된다. 그리고 고객 관리 응용 프로그램과 주문 관리 응용 프로그램이 동시에 DB를 사용할 때 발생할 수 있는 모든 사건을 DB 관리 시스템이 중재해준다. 따라서 데이터 중복으로 인한 문제가 해결 된다. DB가 사용자로하여금 사용하기 쉬운 인터페이스를 제공하기 때문에 응용 프로그램 없이도 데이터 처리를 직접 요구할 수 있다.
DB 관리 시스템이 DB와 관련한 작업을 모두 수행하고 그 결과를 사용자에게 전달해주기만 하면 된다.사용자로 하여금 응용 프로그램에 대한 부담이 사라진다. 따라서 사용자로하여금 응용 프로그램에 대한 부담을 줄여줌으로써 데이터 독립성(independency)이 확보된다.
DB 관리 시스템이 제공하는 주요 기능은 다음 세 가지로 요악할 수 있다.
1. 정의 기능 : DB 구조를 정의하거나 수정할 수 있다.
2. 조작 기능 : 데이터를 삽입, 삭제, 수정, 검색하는 연산을 할 수 있다.
3. 제어 기능 : 데이터를 항상 정확하고 안전하게 유지할 수 있다.
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